Effektiv und effizient arbeiten – Gewusst wie!

Letztens bin ich über den Satz gestolpert „Wer weniger arbeitet, macht den besseren Job.“ Dieser Satz hallte noch eine ganze Weile in mir nach. Wie war das nochmal: Was ist der Unterschied zwischen effektiv und effizient arbeiten? Dazu ist mir wieder eine Frage eingefallen, die mir mal bei einem Bewerbungsgespräch gestellt wurde: „Sind Sie eine faule oder eine fleißige Person?

Bis heute frage ich mich was diese Frage sollte. Doch womöglich ist es einfach diese Art von Fragen, die dich aus dem Konzept bringen sollen, um zu schauen wie du darauf reagierst. Bevor ich dir allerdings erzähle, was richtige die Antwort gewesen wäre (laut dem Geschäftsführer, der die Frage stellte), möchte ich eine Geschichte mit dir teilen. Diese Geschichte stammt aus dem schönen Büchlein „Komm, ich erzähl dir eine Geschichte“ von Jorge Bucay (unbezahlte Werbung)

Der beharrliche Holzfäller

Es war einmal ein Holzfäller, der bei einer Holzgesellschaft um Arbeit vorsprach. Das Gehalt war in Ordnung, die Arbeitsbedingungen verlockend, also wollte der Holzfäller einen guten Eindruck hinterlassen. Am ersten Tag meldete er sich beim Vorarbeiter, der ihm eine Axt gab und ihm einen bestimmten Bereich im Wald zuwies. Begeistert machte sich der Holzfäller an die Arbeit. An einem einzigen Tag fällte er achtzehn Bäume. »Herzlichen Glückwunsch«, sagte der Vorarbeiter. »Weiter so.« Angestachelt von den Worten des Vorarbeiters, beschloss der Holzfäller, am nächsten Tag das Ergebnis seiner Arbeit noch zu übertreffen. Also legte er sich in dieser Nacht früh ins Bett.

Am nächsten Morgen stand er vor allen anderen auf und ging in den Wald. Trotz aller Anstrengung gelang es ihm aber nicht, mehr als fünfzehn Bäume zu fällen. »Ich muss müde sein«, dachte er. Und beschloss, an diesem Tag gleich nach Sonnenuntergang schlafen zu gehen. Im Morgengrauen erwachte er mit dem festen Entschluss, heute seine Marke von achtzehn Bäumen zu übertreffen. Er schaffte noch nicht einmal die Hälfte.

Am nächsten Tag waren es nur sieben Bäume, und am übernächsten fünf, seinen letzten Tag verbrachte er fast vollständig damit, einen zweiten Baum zu fällen. In Sorge darüber, was wohl der Vorarbeiter dazu sagen würde, trat der Holzfäller vor ihn hin, erzählte, was passiert war, und schwor Stein und Bein, dass er geschuftet hatte bis zum Umfallen.

Der Vorarbeiter fragte ihn: »Wann hast du denn deine Axt das letzte Mal geschärft?« »Die Axt schärfen? Dazu hatte ich keine Zeit, ich war zu sehr damit beschäftigt, Bäume zu fällen.«

Womöglich kennst du diese Situation auch: Es gibt Momente da nützt auch die gewaltigste Anstrengung nicht, um einen erfolgreichen Job zu machen. Im Gegenteil. Je mehr du dich anstrengst und du teilweise auch verbissen mit Willenskraft eine Sache richtig gut machen willst, umso weniger gelingt es dir dann.

Doch bevor wir genauer hinschauen, was dir bzw. in der Geschichte dem Holzfäller geholfen hätte, lass uns im Vorab kurz klären, was sich hinter Effektivität und Effizienz verbirgt.

Effektiv und Effizient – Kennst du den Unterschied?

Bleiben wir beim Beispiel eines Holzfällers.

Ein Holzfäller arbeitet effektiv wenn er im Sinne der Zielerreichung arbeitet. Beispielsweise wenn er schlicht Bäume fällt. Effektivität bedeutet also die richtigen Dinge zu tun. Alle Maßnahmen, die er zur Zielerreichung unternimmt, sind effektiv.

Beispielsweise könnte der Holzfäller eine Nagelschere, Axt, Säge oder Motorsäge nutzen, um die Bäume zu fällen. Solange er Bäume fällt (egal ob er dafür eine Nagelschere, Axt oder Säge nutzt), arbeitet er effektiv.

Ein Holzfäller arbeitet effizient, wenn er das gewünschte Ergebnis bzw. Ziel mit möglichst geringem Aufwand (Zeit, Energie, Ressourcen, etc.) erreicht. D.h. wenn ein Holzfäller die Bäume mit so wenig Kraft, Zeit und Energie wie möglich fällt, dann arbeitet er effizient. Effizienz bedeutet also die Dinge richtig zu tun.

Bei diesem Beispiel würde sich der Holzfäller wahrscheinlich für die Motorsäge entscheiden. Denn so könnte er in kürzester Zeit, mit wenig Krafteinsatz und überschaubarem Ressourceneinsatz die Bäume fällen.

Effektiv und Effizient – Was ist der Unterschied?

Der Holzfäller aus unserer Geschichte arbeitet auf jeden Fall effektiv, denn er setzt alles daran soviel Bäume wie möglich zu fällen. Doch arbeitet er auch wirklich effizient? Eher nein.

Was ist passiert?

Der Holzfäller war regelrecht besessen davon mehr als 18 Bäume am Tag zu fällen. Er arbeitete noch mehr, noch intensiver, doch er erreichte sein Ziel nicht. Im Gegenteil, die Ergebnisse wurden immer schlechter und er fällte immer weniger Bäume. Er hatte regelrecht einen „Tunnelblick“. Denn er steckte all seine Zeit, Kraft und Energie in seine Schaffenskraft – ohne sich darüber Gedanken zu machen, WIE er am besten bzw. effizientesten Bäume fällen könnte.

Was hätte im geholfen?

Mit Sicherheit hätte es ihm geholfen, sich auszuruhen, um seinem Erschöpfungszustand gerecht zu werden. Womöglich hätte es ihm auch weitergeholfen, sich mit erfahrenen Holzfäller auszutauschen. Was wären deren Tipps & Tricks für ihn gewesen? Außerdem wäre es auch hilfreich gewesen wenn er sich mit anderen Dingen beschäftigt hätte. Ablenkung und Fokuswechsel. Nach der Erholungs- und/ oder Ablenkungspause, hätte er sich bald wieder seinem Ziel und Aufgabe widmen können. Doch sein Blick wäre klarer gewesen. Er hätte sich dann in aller Ruhe mit der Frage auseinandersetzen können: „Wie schaffe ich es die Bäume richtig zu fällen – mit so wenig Aufwand wie möglich?“

Dann hätte er wahrscheinlich Antworten gefunden wie: Axt schärfen, Hacktechnik verbessern, zu Zweit arbeiten, dann dann lässt sich ein Baum schneller fällen wenn man beispielsweise abwechselnd gehackt wird, Motorsäge kaufen, usw.

Auf diese Art und Weise hätte er sein Ziel mit Sicherheit besser erreichen können – ohne sich total zu verausgaben und dabei frustriert zu sein.

Zurück zur Frage meines Bewerbungsgesprächs:

Sind Sie eine faule oder eine fleißige Person?

Die richtige Antwort laut Geschäftsführer wäre gewesen: „Ich bin eine faule Person!“

Warum?

Faule Personen nehmen sich die Zeit, Dinge zu optimieren. Sie wollen so wenig Aufwand, Zeit, Energie, etc. zur Zielerreichung aufbringen. Deswegen überlegen sie sich wie sie so effizient wie möglich ihre Aufgaben erledigen können.

Fleißige Personen ähneln hingegen fleißigen Bienchen oder Ameisen. Sie sind pausenlos aktiv, sind geschäftig, tun und machen. Sie tun unendlich viel, um das Ziel zu erreichen. Daher arbeiten sie sehr effektiv. Doch dabei nicht immer effizient.

Frage dich daher bei deinem Tun immer: WAS tue ich (effektiv) – WIE tue ich es (effizient)?

Halte dabei das folgende Zitat im Hinterkopf:

„Wer weniger arbeitet, macht den besseren Job.“

Ich weiß, diese Aussage ist etwas überspitzt – doch es hilft zur Reflektion. Als ich dieses Zitat das erste Mal gelesen habe, musste ich zwangsläufig an meine Elternzeit denken. Damals reduzierte ich von 40 auf 30 Wochenstunden, doch der Arbeitsinhalt blieb gefühlt der gleiche. D.h. meine Arbeitsweise war geprägt davon, dass ich mich permanent damit auseinanderzusetzte, wie ich am besten meine Ziele erreichen kann.

Dabei fragte ich mich: WAS sind die richtigen Dinge, die ich tun kann und WIE kann ich Dinge richtig tun? Ich wägte jeden Tag ab, was wichtig ist und was weniger, um voran zu kommen. Unbewusst schaffte ich dadurch die Grundlage effektiv UND effizient zu arbeiten.

Dabei lebte ich das Eisenhower-Prinzip par excellence. Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, um besser Prioritäten setzen zu können und ist eigentlich ein klassisches Zeitmanagement-Element. Tatsächlich geht das Eisenhower-Prinzip auf den amerikanischen General und späteren US-Präsident Dwight D. Eisenhower zurück.

Das Eisenhower-Prinzip – Eine Methode zur Priorisierung und Zeitmanagement

Auch heute in meiner Selbstständigkeit lebe ich jeden Tag danach. Prinzipiell könnte ich 24/7 an meinem Business-Ausbau arbeiten. Zum einen weil ich voran kommen will und zum anderen weil ich unglaublich gerne diese Arbeit mache. Doch das will ich nicht. Denn es gibt auch noch andere Dinge, die mir wichtig sind wie beispielsweise meine Familie, mein Ehrenamt als Trainerin & Abteilungsleiterin und mein Sport. Deswegen nutze ich die Zeit, die ich in mein Business investiere so effektiv und so effizient wie möglich.

5 hilfreiche Tipps wie du effektiv und effizient arbeitest

1. Konkretisiere dein Ziel

Um effizient arbeiten zu können, ist es wichtig, dass du genau weißt, welches konkrete Ziele du erreichen willst. Frage dich welche Voraussetzungen und welche Rahmenbedingungen für dich dabei relevant sind.

2. Setze Prioritäten

Erkenne was wirklich wichtig ist für deine Zielerreichung. Setze Prioritäten. Fokussiere dich dabei auf die Aktivtäten, die effizient sind. Also bei denen du erfolgreiche Ergebnisse erreichen kannst mit so geringem Aufwand und Einsatz von Ressourcen wie möglich.

3. Ablenkungen und Störquellen vermeiden

Fokussiere dich in der Zeit, in der du arbeitest so gut wie möglich. Eleminiere alle Ablenkungen und Störquellen. Ob es bei dir dein Handy, die Kollegen, die Kinder oder das Umfeld sind, die dich stören und ablenken, schirme dich so gut es geht ab. Fokussiere dich auf das was wichtig ist.

4. Verabschiede dich von Multitasking

Hirnforscher haben bewiesen, dass wir am besten an nur einer Sache konzentriert arbeiten können. Denn dann können sich beide Gehirnhälften auf diese eine Sache fokussieren. Wenn wir zwei Dinge parallel machen, brauchen wir häufig in Summe länger und die Fehlerrate ist höher. Daher besser: Immer eine Sache nach der anderen erledigen.

5. Lege Pausen ein – Nimm dir Zeit für Erholung

Auch Pausen gehören zum effizienten Arbeiten. Denn niemand von uns kann denn ganzen Tag Gas geben und dabei voll leistungsfähig sein. Deswegen sind Pausen ein Teil der Arbeit. Überlege dir, was dir gut tut, um den Kopf frei zu bekommen. Es können achtsame Mini-Pausen sein, ein Spaziergang, Bewegung, etc. Nimm dir ebenfalls Zeit für längere Erholungsphasen.

Vergleiche deine Leistungsfähigkeit mit deinen Muskeln: Wenn du trainierst, baut sich der Muskel NICHT in der Phasen der Belastung auf, sondern in der Zeit danach, in der Zeit der Regeneration. Also dann wenn der Muskel nicht oder nur gering beansprucht wird.

Deswegen achte wirklich auf kürzere und längere Zeiten der Regeneration oder auch „MentalHygiene“ oder „Psychohygiene“ genannt.

Was mir persönlich auch immer wieder hilft: PERSPEKTIVWECHSEL.

Ich gehe gefühlt einen Schritt zurück, bzw. ich stelle mich auf einen „Berg“. Dabei betrachte ich die Situation von „außen“ und „oben“.

Ich frage mich dann: Worum geht es eigentlich? Was ist mir wichtig? Warum?

Auch die Selbst-Coaching-Methode WILL ICH DAS? hilft mir immer wieder weiter [Siehe Blogartikel In 3 Schritten zur einfachen Entscheidungsfindung und zu mehr Selbsterkenntnis.]

Dieser Perspektivwechsel sorgt dafür, mir neue Sichtweisen zu ermöglichen wenn ich zu sehr im „Klein-klein-Schaffmodus“ bin. Die Auszeit und Reflektion schenkt mir Klarheit. Es unterstützt mich dabei, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ich überlege mir wie ich etwas am effektivsten und vor allem am effizientesten hinbekommen kann.

Deswegen ist weniger, manchmal mehr. Oder anders gesagt:

„Wenn du es eilig hast, geh langsam.“

Asiatische Weisheit

Doch was hat effektives und effizientes Arbeiten mit Resilienz zu tun?

Ich beobachte immer wieder Menschen, die noch mehr tun und machen, um all die Anforderungen und Erwartungen, die sie selbst und andere an sie stellen, zu erfüllen. Doch selten sind sie zufrieden mit dem Ergebnis. Gefühlt gibt es immer noch eine Aufgabe die zu erledigen ist bzw. besser gemacht werden kann. Ich nenne es dann gerne auch den „Hustle-Modus„.

„To hustle“ bedeutet im Englischen: Sich ins Zeug legen, unter Hochdruck arbeiten, sich abrackern.

Wahrscheinlich merkst du schon worauf ich raus will. Wenn du zu lange im Hustle-Modus unterwegs bist, braucht es nicht lange bis sich Erschöpfung einstellt. Dann ist es zu einem möglichen Burnout auch nicht mehr weit… Deswegen tue dir den Gefallen und reflektiere WAS du tust und WIE du es tust. Habe dabei immer das Ziel im Blick, also worum geht es bei einer Aufgabe bzw. Anforderung.

Womöglich gibt es Mittel und Wege, es effizienter zu tun. Oder es ganz sein zu lassen, weil es dich nicht wirklich weiterbringt.

Das liefert dir dann kurz-, mittel- und langfristig zum einen auf positive Ergebnisse und zum anderen zahlt es auf deine mentale Gesundheit ein. Dadurch förderst du deine psychische Widerstandskraft, also deine Resilienz.

Self-Leadership bzw. Selbstführung beginnt dann, wenn du die Verantwortung für dich und dein Leben übernimmst. Lässt du dich von deinen To-Do-Listen und Erwartungshaltungen regelrecht „versklaven“? Dann bist du mehr als Opfer statt Gestalter aktiv. Das Verlassen der Opferrolle und Verantwortungsübernahme sind zwei Säulen der Resilienz (siehe auch Blogartikel 7 Säulen der Resilienz). Und das bedeutet auch genau hinzuschauen WAS und WIE du arbeitest.

Work smarter, not harder

Oder um es Schwäbisch auszudrücken: Faul darfst du sein, aber nicht blöd  😉 

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Hey, ich bin Birgit!

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